ในการทำงานบริษัท เมื่อเรารับคำสั่งมาแล้ว งานจะไม่จบแค่ตรงที่เราได้ทำงานเรียบร้อยแล้ว เพราะเราก็ต้องนำผลของงานนั้นไปรายงานให้เจ้านายหรือผู้เกี่ยวข้องทุกๆคนทราบด้วยจึงจะเรียกว่าจบงาน ซึ่งไม่ว่าจะอยู่ในองค์กรใดการทำงานก็จะต้องเป็นแบบนี้ทั้งหมด รับงานมา ทำงานให้เสร็จ ส่งงาน
By: Kate Ter Haar
แต่ในการส่งงานนั้น ผมอยากแนะนำให้ทุกคนเตรียมตัวก่อนส่ง ก็คือ ก่อนที่เราจะนำงานไปส่งผู้บังคับบัญชา เราต้องคิดหาวิธีนำเสนอให้ผู้บังคับบัญชาเข้าใจง่ายๆก่อน ซึ่งหลักการที่ผมใช้บ่อยๆได้แก่
คิดคำพูดเตรียมไว้ เช่นสมมติถ้าเจ้านายมีเวลาฟังแค่ 3 วินาที เราจะพูดได้แค่ประมาณ 10 คำ ดังนั้นต้องคิดประโยคที่จะรายงานผลให้รู้เรื่อง ถ้าเป็นไปได้ก็ควรจะซ้อมพูดด้วย เพื่อไม่ให้สะดุดตอนรายงาน
ทำเอกสารสำหรับอธิบาย เตรียมไว้ โดยการตัดรายละเอียดที่ไม่ใช่ประเด็นสำคัญ แล้วใช้การทำตัวหนา เน้นข้อความ หรือทำแผนผังให้คนฟังเข้าใจง่าย
คิดว่าคนฟังน่าจะอยากถามอะไร แล้วเตรียมคำตอบ คำอธิบาย และเอกสรที่เกี่ยวข้องไปด้วย ถ้าเขาไม่ถามก็ไม่เป็นไร ถ้าเขาถามเราจะได้อธิบายได้ทันที
บางคนอาจจะคิดว่าทำงานเสร็จแล้วก็รีบๆไปส่งดีกว่า ทำไมต้องเสียเวลาเสียแรงมาเตรียมอธิบายอีก
แต่สำหรับผม ผมคิดเสมอว่า เวลาของคนฟังนั้นมีราคาแพง ยิ่งคนฟังจำนวนมากเท่าใด เวลานั้นก็ยิ่งแพงมากเท่านั้น ดังนั้นเราจึงควรเผื่อเวลาของเราคนเดียวมาเตรียมตัวอธิบาย เพื่อจะได้ใช้เวลาตอนอธิบายส่งงานได้อย่างคุ้มค่าที่สุด
ลองใช้เทคนิคนี้ในการทำงานดูนะครับแล้วทุกคนจะชื่นชมคุณมากขึ้น